财务部在企业内是一个很神奇的存在，核算着企业过千万的资产，拿着职能部门最低的工资，承担着和老板一样的风险，还经常会被吐槽，说“财务为什么看起来总是不高兴”、“老板都同意了，就你们财务事儿多”一类的。

除了应付本职工作之外，财务还有一项额外的工作内容：防止“背锅”。财务没有配合业务工作、财务没有及时提示风险、财务没有告知重要信息…似乎企业内部出现的各种问题最终都能归结于是财务的责任。特别是在中小企业中，规范性的缺失或者被忽视，会导致这种现象更为严重。

所以财务人员在工作中需要进行一定的自我保护，怎样保留工作痕迹就成为了关键。

1 关键一：划清职责和权限

首先需要明确财务部在企业内部的定位以及所需要负责的工作内容，尤其是对于与其他部门存在交叉、或界定模糊的工作，要确定具体的责任部门或是每个部门需要负责哪个部分。

例如工资的核算在人力资源部，发放是由人力资源部使用网银的工资发放功能进行操作，还是由财务人员操作？社保的增减员是人力资源部负责，具体的缴纳工作是人力资源部还是财务部负责？各部门的KPI中有财务指标，那么这部分KPI是财务提供数据、人力资源部计算，还是财务部计算好后发送给人力资源部？

部门工作以及职责划分清楚，有助于工作顺利开展，避免各部门进行重复劳动，也能分清责任人，财务部无需承担职责之外的责任。

其次，需要在财务部内进行不同岗位的职责划分，确定每个岗位的工作内容以及需要承担的责任。依据不同岗位工作内容、岗位、职级的差异，设置不同的权限，使权责更加清晰的同时提高数据安全性。

权限包括查看数据的权限、系统操作的权限、审批权限等，例如出纳在网银上只能进行操作，在财务系统中只能查看和录入现金即银行存款相关数据，OA审批只负责付款和报销部分；会计在财务系统中只能看到自己所负责公司的账目数据；财务负责人能够查看所有财务数据，网银付款需要进行审核，OA审批还需要负责合同、项目立项、预算等流程。

部分小企业，可能只有一个或两个财务人员，除去财务工作可能还会负责部分人力资源以及行政工作，老板可能想起什么都会找财务，工作职责无法清晰划分。这种情况下，需要对一些关键工作环节进行责任明确。

例如网银付款有两个UKEY，一个用来操作一个用来审核，如果只有一个财务，肯定不能自己操作自己审核，需要与老板沟通将审核UKEY由老板或是老板指定的人来保管和使用。把控关键环节，一定程度上可以在混乱的环境中控制相关风险并且保护自己。

2 关键二：保存工作底稿

财务工作涉及很多的数据统计、计算、分析内容，同时财务凭证还会涉及各类原始单据，对外报送信息会有各种申报表和报告，这些都属于财务的工作底稿，需要妥善进行保存，目的是为了留存工作以及思考痕迹，如果出现问题能够提供相关证据，证明工作中不存在错误、遗漏等问题。

在会计核算方面，凭证后附的审批单、银行单据、发票、说明、计算表等，需要确保附件齐全，形成完整的证据链以证明业务的真实性；还要确保附件的真实性，需要原件的不能是复印件或是扫描件；成本结转、费用摊销、前期数据调整等凭证需要附有计算表，能够体现数据来源以及计算过程，计算过程符合准则相关规定以及业务逻辑，计算结果无误。

会计核算最终生成单体财务报表和合并财务报表；年度会进行各类审计，得到审计报告；月度进行纳税申报，生成各类纳税申报表；向统计局申报的统计表；申报一些政府补贴、资质申请等，会整理相关资料……这些都属于对外申报的财务资料，同样需要妥善进行保管。

财务分析、预算管理、项目管理、绩效考核等财务管理工作，会形成各类报告。工作底稿不仅包括完整的报告，还包括报告使用的各类数据源、统计及计算表格、文字说明等，通过底稿能够清晰看到报告中每个结论是怎样形成的，据此得出结论的依据是什么，通过怎样的思考得出的结论。

另外还会有资金日报、财务预测数据、单个客户的利润测算等依据管理层需求来统计和计算的数据，已签订合同的电子扫描件，各部门按照财务要求提交的数据等其他重要资料，同样需要留存。

以上这些资料可能是电子资料，可以按照不同类别存入不同的文件夹中，按照文件内容+日期进行命名，这样可以区分同一内容文件的不同时间版本，保留整个修改的过程。

如果是纸质资料，需要进行装订保存，凭证、财务报表、纳税申报表等，按照公司名称和月份排序然后进行装订；其他重要资料按照类别放入文件夹保存，并编制索引目录方便查找。对于重要的资料，还可以进行扫描，同时保留电子版本。

3 关键三：留存往来信息

财务工作需要与企业内部各部门以及企业外部的相关机构进行沟通，需要注意保留沟通过程中形成的各项记录。

涉及重要的、关键的、敏感的信息，最好使用邮件发送，尽量避免只进行口头沟通。如果是比较着急的事项，当面或电话沟通后，可以发送邮件进行确认，目的是让沟通双方对沟通内容进行记录和确认。如果企业不使用邮件，也可以在企业微信上进行沟通，记得保留聊天记录。若是只用微信沟通，需要确保对方身份，同时及时保存聊天记录。

对于跨部门的重要会议，最好进行会议记录，会议记录同步发送给参会人员。会议记录需要包含会议的议题、参会人员意见、最终达成的一致意见、后续具体落实方案等，详尽客观的会议记录能够清楚划分各部门职责，确保方案落实，同时减少因此产生的责任推诿和部门之间的矛盾。

财务内部与其他部门之间的资料及信息传递，也需要按照规范的流程进行。例如财务凭证的出借、双方盖章的合同归档、采购部门递交供应商发票、开票后将发票交给销售人员寄送等，这些环节都需要进行登记，记录时间、人员、发票号、凭证编号、合同编号等关键信息。如果后续出现资料遗失等问题，能够落实责任到人，也能追踪资料的传递过程，便于查找。

还有一些突发或紧急状况，例如业务部门着急付款，来不及提交流程，需要老板进行例外审批。这时就需要业务部门发送邮件或在微信上得到老板的同意，并且授权财务部进行付款。财务部需要核实业务需求的真实性，依据授权进行付款操作，同时要求业务部门马上补提审批流程，将与业务沟通的信息以及老板授权作为依据留存。

往来信息比较琐碎，如果使用企业邮件或是企业微信，这些记录会自动留存在服务器中。但很多中小企业习惯使用微信，那么一些关键信息可能就需要手工截图保存，避免因为手机更换、清理等导致信息遗失。往来信息是能够证明财务行为的关键证据，因为财务在未接到需求或未经过授权的情况下，不会私自进行付款等操作，往来信息是财务行为的依据。

4 关键四：定期盘点和备份

定期盘点一方面是对实物的盘点，例如现金、UKEY、凭证和资料等，现金留存需要符合企业管理制度；UKEY需要标注对应的银行以及权限，当企业开设银行账户较多时，需要罗列清单并定期清点数量，防止遗失；凭证要按月及时装订并编号，避免保存不当导致附件丢失；财务报表、纳税申报表等每月打印，按年进行装订；其他资料及时放入文件夹存档。

还需要对电子资料进行盘点，将散落在桌面的文件依据内容放入不同文件夹，规范命名，删除无用的文件，对于缺失的资料及时进行补充，以防时效导致后续无法再获取相关资料。例如财务分析需要在某时点从系统内导出相关数据，由于系统随时都在变化，后续导出的数据可能无法满足需求，或是需要花费时间进行额外加工，降低了工作效率。

除去盘点，还需要对资料进行备份。纸质资料备份可以进行扫描，保留电子版本；电子资料备份可以将其上传云盘保存，如果出于数据安全考虑，也可以备份至移动硬盘，由专人进行保存；财务系统也需要定期进行备份，可以在系统内设置自动备份，这样即使因为硬件问题导致需要更换电脑，也可以快速恢复数据，保留重要工作证据。

5 关键五：利用制度和系统支持来规范财务工作

想要确保工作痕迹留存，仅依靠财务部是很难完成的，需要在制度中加入相关内容来形成规范，例如开票申请的提交以及发票的寄送、在合同中加入相关发票的规定、明确付款和报销的审批流程和审批权限、设置财务资料查阅和出借申请等。制度制定或修改后，需要在企业内部进行公示，成为相关工作的指引，确保企业内部每个部门、每个员工均按照制度进行业务和管理活动，减少超出制度行动所导致的风险。这样财务部提出的各类要求也有了依据，无法随意对标准进行修改，降低各部门的抵触情绪，提升工作效率。

利用系统来进行信息处理和流转，例如权限申请、各项审批、员工的入职和离职、工作交接等。系统能够展示信息流传经过的岗位和人员，自动保存操作痕迹，只要不同账号的权限设置合理，区分查阅、录入、修改、输出权限，那么信息的安全性也能够得到保障。

例如财务人员的离职交接，可以通过系统来提交离职申请，同时提交交接清单，部门领导进行确认后，接手人与离职人员进行交接，确认交接清单内容是否属实，确认后转入人力资源部，办理离职手续。这样系统能够保留整个流程的信息，并且确保其经过确认，以便工作能够顺利过渡。

操作即留痕是一种工作习惯，其目的并不仅仅在于自我保护。首先是规范自身的工作内容和流程，留下的痕迹便于我们进行工作复盘，不断改进能够提升财务价值；其次是留下的痕迹能够帮助我们应对审计、税务等内部和外部的检查，财务工作的琐碎和复杂，依靠大脑可能不足以记住所有细节，这时留痕就变得非常重要；最后是形成自我保护，在纠纷中能够作为证据证明自身工作的无误，避免承担额外的风险。

财务可以说是一种既死板又灵活的工作，死板是指需要遵守的各类准则、法律法规是固定的，底线不可调整，而面对不同的企业环境、管理层要求、业务需求等，又需要进行一定程度的灵活应对，但灵活不代表能够胡来，要利用职业判断灵活度的范围，控制相关风险。

来源：财务管理研究